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Projektmanagement

Um unsere Projekte erfolgreich abzuschließen - und das von jedem Ort auf der Welt - ist ein durchdachtes und sich stetig weiterentwickelndes Projektmanagement notwendig.

Jasper Glaubitz
CEO, 201720

The time you spent in Hong Kong was really the time we built the trust-based relationship we have now, which takes a huge place in our collaboration.

Information vorab

Unsere Strukturen und Prozesse sind nicht in Stein gemeißelt. Wenn dir etwas auffällt, dann bring es gerne an und informiere deine Projektmanager. Wir werden schauen, inwieweit sich Veränderungen vornehmen lassen und ob der Vorschlag in unsere Leitkultur der Kommunikation passt.

Bitte bring Änderungsvorschläge nicht im laufenden Prozess an. Dafür können wir einen extra Termin vereinbaren, an dem wir uns genügend Zeit nehmen.

Rauslöschen

Kann raus

An deinem ersten Arbeitstag werden wir dich in unser Projektmanagement einführen und dir alle relevanten Arbeitsbereiche erklären.

Unsere Tools haben auch eine App, falls du zwischendurch einen Status checken musst.


2 Kernsysteme

After every meeting or every relevant chat, create a new entry at the Client Communication block, available at every project on Notion.

🔗 Read more about how to use Notion at Notion Guidelines.
Go to Monday PM Guidelines

Stick to the plan

Any outstanding issue which you won't be able to solve by yourself, for one reason or another, please let your Project Manager know about it.If the client requests something else which isn't part of the project scope or lays outside of your jurisdiction, let your Project Manager know about it as well. He'll address the situation.

Personio

Um deine Arbeitszeiten, Urlaubsanträge, Krankheitstage, Umfragen und Leistungsgespräche orderntlich zu erfassen und zu verwalten, nutzen wir Personio.
Unter 201720.personio.de kannst du dich jederzeit mit deinen Logindaten einwählen.

Monday

Egal ob Vertrieb, FiBu, CRM oder Projektmanagement. Monday.com bildet das Herzstück unserer Unternehmung und hat auf fast alles eine Antwort.
Unter 201720.monday.com kannst du dich mit deinen Logindaten jederzeit einwählen.

Wir arbeiten viel mit Automatisierungen, um nicht den ganzen tag nur Knöpfe drücken zu müssen. Bitte pflege dein Monday,com
🗒 Side Note
Wenn du alle Logindaten in deiner Google Keychain speicherst, brauchst du lediglich Zugriff auf deinen Googleworkspace Login und kannst dich überall einwählen.

Wir arbeiten in monday direkt mit dem Kunden zusammen und tauschen uns darüber mit ihm aus. Bitte denk immer daran und fluche nicht allzuviel!

Google Workspace

Uns geht es ähnlich wie Marcel Davis von 1&1: Wir lieben Einfachheit.
Deshalb nutzen wir für alles, was sich nicht mit monday Abbilden lässt den Google Workspace. Diesen kannst du über deine Mailadresse jederzeit und von überall erreichen.
Da Sicherheit für uns kein Fremdwort ist, wirst du nach deinem ersten Login eine 2-Faktor Auth. einrichten müssen.

We create either a new Slack Team or a Slack shared-channel with the Client as part of the Client Onboarding process, more precisely at the Kick-off meeting.

Google Drive

Damit jeder an alle Daten kommt, legen wir jegliche Paper, Grafiken und sonstige Daten im Drive ab.

Halte dich stets an die Drive Guidelines, damit jeder schnell findet, was er gerade benötigt.

Ab hier löschen

Keep all the important conversations in Public channels. Private conversations with clients about the project should be avoided. We like transparency on every end of the process.

When messages are kept private, there's no chance for somebody else to intervene or participate in a conversation.

If a client tries to chat in private about the project, move the conversation to a public channel. In case there isn't a channel for the topic, create one or ask your project manager to do it.

Avoid unnecessary distractions

🗒 Side Note
This isn't any kind of censorship. Feel free to address any off-project conversation with clients. Instead, we're trying to protect you.

When you receive a private message, you're getting pressured to reply instantly, otherwise, it could be interpreted as unpolite – especially since Slack as an online indicator.

In such an event, you'd stop mid-work, open Slack and spend some time going back and forth on, sometimes unproductive, conversations.

On the other hand, keeping the communication streams in public channels allows you to focus on your work without the demand of replying instantly. On top of that, it gives you back control over your time as when chatting in public channels, somebody else may pick up the conversation, namely your project manager.

We recommend setting up notifications to Direct messages, mentions and keywords only.

Email ... not!

Once the project has been kicked-off, in most cases, we're done with email. It takes more time to write an email than having a call.