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Herausragende Kommunikation ist die Säule eines jeden erfolgreichen Projekts. Unsere direkten Kommunikationskanäle haben es nicht nur möglich, sondern zu einem wahren Vergnügen gemacht, mit Kunden aus der ganzen Welt zusammenzuarbeiten. Hier etwas mehr dazu.
Eine Agentur muss in den Rücksack passen. Unser schlankes Projektmanagement, eine zentrale Software und gute Kommunikation machen dies möglich.
Wir schätzen deine Autonomie. Daher fördern und ermutigen wir dich, jedes Projektproblem direkt mit dem Kunden zu besprechen. Damit können wir jede Art von Lieferung, Feedbackgespräche, Fragen und was auch immer du für richtig hältst, direkt zwischen dir und dem Kunden abgehalten werden.
Es mag ziemlich unorthodox erscheinen, aber die Wahrheit ist, dass sowohl das Ergebnis als auch die Geschwindigkeit viel zufriedenstellender sind, da wir einen Mittelsmann aus der Gleichung streichen. Du wirst sehen.
Bevor du in diesem Dokument weitermachst, müssen einige besonders wichtige Themen vorher umrissen werden. Als das wichtigste von allen:
Kundenkommunikation ist aus einer Vielzahl von Gründen sehr wichtig. Ich schätze, du weißt bereits, wie sehr wir gute, konstante Kommunikation loben. Hier ist jedoch eine große Anmerkung zu machen:
Niemals einen Kunden unbeantwortet zu lassen bedeutet nicht, dass du sofort antworten musst. Du solltest rechtzeitig und innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens antworten. Beurteile einfach situativ die Dringlichkeit.
Nach jedem Meeting, Telefonat und sonstigen Absprachen vermerke die Änderungen schriftlich im jeweiligen monday Board.
Jedes offene Problem, das du aus dem einen oder anderen Grund nicht selbst lösen kannst, teilen bitte deinem Projektmanager mit. Wenn der Kunde etwas anderes anfordert, das nicht Teil des Projektumfangs ist oder außerhalb deines Arbeitsbereiches liegt, teile bitte ebenfalls deinem Projektmanager mit.
Er wird die Situation ansprechen.
Um einen respektvollen und angemessenen Umgang zu pflegen, achten wir besonders auf folgende Regeln:
- alle Teilnehmer müssen Feedback nach Vorträgen oder Workshops geben
- wir stehen auf, um die Hand zu geben
- wir lassen ausreden
- wir warten beim gemeinsamen Essen, bis alle sitzen und fertig sind
- wir sprechen nicht mit vollem Mund, um Querschläger zu vermeiden
- wir lügen nicht
Wir legen Wert auf persönliche Kommunikation und fördern deshalb regelmäßige Reisen, damit du einige Tage direkt mit Kunden zusammenarbeiten kannst – wann immer es sinnvoll ist.
Etwas Zeit zu verbringen und gemeinsam einen Kaffee zu trinken, hilft, Vertrauen aufzubauen und sich weiterzuentwickeln.
Der Austausch von Ideen und Informationen kann sich stark positiv auf die Beziehung und das Produkt auswirken. Wenn du Glück hast, kannst du mit ein paar Reisen rechnen 😉
Schnelle Chats sind ein Segen, aber auch ein Fluch.
Nachrichten können je nach Stimmung der Parteien leicht falsch gelesen und missverstanden werden. Wir lassen Kernabsprachen lieber von Angesicht zu Angesicht während Telefonkonferenzen durchführen.
Es erhöht die Verständlichkeit und beschleunigt vor allem den gesamten iterativen Prozess, da Tipparbeit und Fehlinterpretationen entfallen. Außerdem sprechen wir sensiblere Themen lieber in Audio- oder Videoanrufen an. Gespräche über Produktentscheidungen, Planung, Zeitrahmen, neue Entwicklungen, Gesamtverhandlungen und andere sensible Themen lassen sich besser von Angesicht zu Angesicht führen.
Nochmal: nach einem Anruf, wenn du es für notwendig hältst – wir lassen dich die Situation beurteilen – erstelle einen neuen Eintrag im Client-Kommunikationsblock, der bei jedem Projekt auf Monday verfügbar ist.
Als Telefonanlage nutzen wir Cloudya.
An deinem ersten Arbeitstag bekommst du dafür die Zugangsdaten und deine eigene durchwahl.
Du kannst nun über deinen Laptop oder dein Handy mit deiner eigenen 201720 Nummer raustelefonieren.
Wenn du in einem Telefonat mal nicht weiter weißt, kannst du über die Webanwendung ganz einfach den Anruf an jemand anderen weiterleiten.
Sollte ein Kunde nicht direkt deine Durchwahl anrufen, landet er zunächst in der Zentrale.
Von hier wird er dann weitergeleitet. Du wirst immer erst einen Anruf aus der Zentrale bekommen, bevor ein Kunde durchgestellt wird.
Täglich findet eine Live-Kommunikation mit Instant Messaging statt.
Der Chat hat sich als Schlüsselelement für ein gut funktionierendes Projekt bewährt. Die Tatsache, dass sich beide Enden des Projekts leicht erreichen können, macht das Leben aller viel einfacher, da sich Projekte mit Leichtigkeit entfalten.
Auch wenn wir dich ermutigen, laufende Probleme direkt mit dem Kunden zu besprechen, möchten wir keinen zusätzlichen Druck auf dich ausüben. Wenn du das Gefühl hast, vom Kunden gedrängt zu werden, lassen es jetzt deinen Projektmanager übernehmen.
Behalte alle wichtigen Unterhaltungen in öffentlichen Kanälen. Private Gespräche mit Kunden über das Projekt sollten vermieden werden. Wir mögen Transparenz an jedem Ende des Prozesses.
Wenn Gespräche privat gehalten werden, können andere sich nicht beteiligen.
Wenn ein Kunde versucht privat über das Projekt zu chatten, verschieben die Unterhaltung in einen öffentlichen Kanal.
Falls es keinen Kanal für das Thema gibt, erstellen einen oder bitte deinen Projektmanager, dies zu tun.
Vermeide es dich durch private Chats aus der Arbeit reißen zu lassen. Auch wenn es manchmal nett ist etwas privates zwischendurch zu besprechen, verlierst du dadurch deinen Fokus und schadest dem Kunden und deinem Team.
E-Mails dauern lange und können nur von den adressierten Personen gesehen und nachvollzogen werden. Sobald das Projekt gestartet ist, sind wir in den meisten Fällen mit den E-Mails durch.
Die Kommunikation sollte ausschließlich über Monday und Chat passieren.
